Mettre en place le télétravail: quelques conseils et bonnes pratiques – PARTIE 1

Télétravail pour tous. Dans un contexte de crise sanitaire, il est parfois difficile de faire face à certaines difficultés rencontrées par les entreprises qui décident de mettre en place le télétravail. Voici une petite mise en lumière des bonnes pratiques à adopter quand on est une société préoccupée par le bien-être de ses collaborateurs. Un article écrit en collaboration avec Hightest : https://hightest.nc/blog


Il est l’or, Monseignor, de changer enfin nos façons de travailler en privilégiant le télétravail. Jusqu’à présent épargné, nous nous retrouvons aujourd’hui avec plusieurs cas en Nouvelle-Calédonie, et autant vous dire que le risque de propagation sur notre beau Caillou commence déjà à créer la panique dans les entreprises et plus globalement dans l’économie du pays tout entier. Nous sommes des geeks passionnés qui pratiquons le télétravail, aujourd’hui nous allons essayez de vous démontrer que le télétravail ce n’est pas seulement bien, mais c’est LA solution.

Bye l’open-space !

Vous doutez encore, vous ne faites pas confiance à vos salariés ? Quand on vous parle de télétravail, vous n’entendez que le mot télé ? Il est pourtant indispensable, à l’ère de l’agilité , de mettre à disposition tous les moyens nécessaires pour permettre à vos collaborateurs de travailler à distance. On se doute bien que toutes les entreprises ne sont pas prêtes à voir leurs open-space désertés pendant un moment. Pourtant, le télétravail est une pratique bien plus courante que ce que nous pourrions penser.

Voici quelques pistes qui vont vous aider à mettre en place le travail à distance dans votre entreprise pour que tout se passe bien et que les mentalités changent enfin.

Mettre en place des points réguliers

Il est indispensable de garder le contact avec vos collaborateurs. Pour cela, rien de plus simple, la méthode agile SCRUM le préconise déjà : il s’agit de mettre en place un daily scrum. Mais keskecé ? Une petite réunion matinale qui va permettre à chacun de s’exprimer à tour de rôle sur les tâches réalisées, mais aussi celles à venir et les difficultés potentielles que peut rencontrer l’une des personnes de votre équipe.

Si vous estimez qu’un point matinal n’est pas suffisant, faites-en un deuxième ! Il est important que tout le monde trouve un bon rythme et une nouvelle routine de travail adaptée. Cela va vous permettre d’identifier les risques et anticiper en cas de problème ou de retard, et le cas échéant, de comprendre pour quelles raisons vous n’avancez pas au rythme que vous imaginiez.

Si ce n’est pas encore le cas, vous pouvez faire un groupe sur une plateforme dédiée dans lequel tout le monde pourra poser ses questions, plus ou moins pertinentes, mais toujours nécessaires.

Les applications indispensables pour faire du télétravail

Trouver la bonne plateforme n’est pas toujours facile. Selon votre budget, vous aurez plus ou moins de mal à trouver votre bonheur. Mais ici, il est plutôt question d’expérimenter ce qu’il est possible de faire gratuitement !  La seule contrainte est bien sûr d’avoir internet…

En premier lieu, Skype peut être la solution pour joindre vos collaborateurs. Utilisé depuis la nuit des temps, ou presque, vous pourrez bien entendu tous vous réunir pour faire une visio-conférence, très pratique également pour échanger en one to one. Whatsapp permet également de faire des appels vidéo depuis votre ordinateur ou d’échanger simplement par écrit. Il vous suffit de créer un groupe dédié à votre équipe. La seule problématique de ces deux outils réside dans le fait qu’ils risquent d’effacer la barrière perso/pro.

Pour plus de confort, Microsoft Teams est également une solution de taille. Etant le plus utilisé des cloud computing, il permet la visio-conférence, la création de groupes selon les sujets à traiter, le stockage de tous vos documents, ou encore, le fait de travailler simultanément sur des fichiers communs.

Si vous souhaitez faire des conférences à moins de 100 personnes, nous vous suggérons d’utiliser Zoom qui dispose d’une version gratuite. 

Il se peut que vous rencontriez quelques difficultés à vous connecter ou certains bugs liés à l’affluence d’utilisateurs de ces plateformes, comme Microsoft Teams qui a rencontré quelques difficultés liées au paramétrage de sa solution.

Les difficultés auxquelles vous allez devoir faire face

Ne pensez pas que vos salariés sautent tous au plafond à l’idée de faire du télétravail. Certes, c’est une pratique qui peut en intriguer plus d’un, surtout si votre entreprise n’a jamais fait face à cette situation. Il faut rester conscient des problématiques que peuvent avoir vos collaborateurs quand ils sont chez eux et doivent pour autant fournir un travail de qualité pour leur entreprise.

Les interactions sociales sont bien moins fréquentes quand on est en télétravail, encore moins aujourd’hui, avec la plupart des parents qui doivent aussi se confronter à la garde de leurs enfants. Soyez compréhensif et prêt à changer votre regard sur le travail de demain. 

Quelques idées pour faciliter l’équilibre vie professionnelle / vie personnelle de vos collaborateurs

En temps normal, une journée de travail est introduite par une série de rituels tellement communs que nous n’y prêtons plus attention. Ces rituels nous aident pourtant à nous plonger dans notre rôle professionnel. Conserver certains de ces rituels pourrait aider vos collaborateurs à mieux s’adapter au télétravail.

S’habiller comme pour aller au travail

La tentation peut exister de travailler au lit, en pyjama, voire… bref. S’habiller de manière professionnelle est conseillé, même si aucune réunion en visioconférence n’est à l’horizon. Le soir venu, il sera d’autant plus agréable se troquer ces vêtements contre une tenue plus décontractée. Le top du top : porter des chaussures !
Idée : si vous sentez que votre équipe pourrait se prêter au jeu, proposez de s’envoyer un selfie tous les matins ! Quelques sourires, même en photo, auront un effet joyeux et motivant. Cela doit bien sûr rester ludique et sur la base du volontariat.

Respecter des horaires et conscientiser les pauses

Il est important de pouvoir se dire, à tout moment, « Je suis au travail » ou « Je suis en pause ». C’est d’autant plus difficile lorsqu’on se trouve en milieu familier, où un grand nombre de tentations sont à portée de main. Cela ne veut pourtant pas dire que les pauses doivent être interdites ; simplement, chacun doit le faire consciemment, dans le but de se rafraîchir efficacement les idées.

Idée : proposer des outils et des moments de pause en commun, par exemple boire un café en visio en papotant de tout et de rien, ou faire une petite partie sur un jeu en ligne.

Consacrer un espace au télétravail

Avant de commencer sa journée de télétravail, il est utile de prendre quelques minutes pour préparer l’espace qui nous servira de bureau. Un espace agréable et bien rangé sera d’autant plus motivant.

Idée : conserver sur son bureau un objet permettant d’ancrer la limite entre vie perso et vie pro. Par exemple un tableau ou une ardoise recto-verso, avec au recto « En mode boulot » et au verso « En mode repos », à retourner le soir et le week-end !

Autre idée : proposer à vos collaborateurs d’envoyer une photo de leurs espaces de travail. L’occasion aussi de mieux se connaître, car l’aménagement d’un logement en dit long sur la personnalité de la personne qui l’habite ! Comme pour les selfies, cela doit rester ludique et facultatif.


Et vous, comment comptez-vous mettre en place le télétravail ? Peut-être avez-vous d’autres bonnes pratiques à partager ? A vos commentaires !

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