Mettre en place le télétravail: quelques conseils et bonnes pratiques – PARTIE 2

Certaines de ces bonnes pratiques sont employées par notre équipe, d’autre ne le sont pas et devraient peut-être l’être… Retour d’expérience d’entreprises qui ont (finalement) mis en place le télétravail.

Comment se construire un cadre de (télé)travail qui vous convient à vous, à votre entreprise et à vos équipiers ?

  • Tout le monde n’a pas le même cadre idéal, chacun a ses contraintes et ses impératifs. Importer le travail à la maison, c’est aussi redéfinir des frontières entre le personnel et le professionnel de façon plus intime. Et donc différentes. Veillez donc à ce que le cadre que vous choisissez convienne à celui de votre entreprise et ceux de vos collègues !
  • Tout le monde ne change pas son cadre facilement. Certaines personnes seront plus enclines au changement, voir seront moteur dans la recherche de leur nouvel environnement de travail. D’autres ayant des craintes diverses seront des freins au changement. Soutenez vos collègues qui sont en difficulté, c’est ça une équipe !
Courbe d’acceptation du changement : Utile de connaître son « état » ou celui de son collègue afin d’aller rapidement de l’avant

Courbe d’acceptation du changement : Utile de connaître son « état » ou celui de son collègue afin d’aller rapidement de l’avant.

Pour créer un « cadre » de travail ou pour encadrer votre photo favorite, il faut 4 bords en bois, et un liant (Clou, colle à bois…)

Nous choisirons ici les bords suivants :

  • Différencier le temps professionnel du temps personnel
  • Garder le contact avec votre équipe et vos clients
  • Changer les choses qui en ont besoin
  • Veiller à votre bonne santé

Notre liant sera les rituels ! C’est ce qui permettra de garder votre cadre solide dans la durée

Différencier le temps professionnel du temps personnel

Le contexte aide à se mettre dans un état d’esprit, à se conditionner à la tâche que nous allons entreprendre. Mais comment se positionner dans un contexte favorable ?

  • Fixer des horaires de début de journée, de fin de journée. La procrastination est un ennemi qui peut réapparaître rapidement en télétravail, c’est pourquoi il faut se fixer de préférence des horaires fixe de travail et de pause (Utilisation de minuteur, d’alarme…). La technique dite du Pomodoro est utile afin de gérer au plus efficace l’alternance entre travail intensif et pause.
  • Les pauses sont essentielles, et doivent être conscientisées. CF Partie 1 (Lien).
  • L’Espace « télétravail » doit être identifié. Un objet rituel auquel vous êtes habitué comme votre canard en plastique si vous êtes développeurs ou votre mug à café sacré peut vous aider à vous approprier l’espace choisi.
  • Si vous pouvez avoir un bureau dédié c’est très bien, si votre lieu de vie vous oblige à faire et défaire votre bureau le matin et le soir, ce n’est pas un problème insurmontable, tant que c’est un lieu agréable (Luminosité, espace, température…) !
  • La routine, qui vous permet de rentrer automatiquement dans un état d’esprit (de travail par exemple), est cruciale. Garder votre routine « du bureau » si tel est votre besoin, quitte à vous habiller comme si vous sortiez de chez vous ! Si vous désirez améliorer cette routine, c’est aussi le bon moment.

Garder le contact avec votre équipe et vos clients

Un des plus gros impacts qu’a le télétravail est la diminution du contact humain que vous avez tout le long d’une journée. Il est pourtant extrêmement important de voir, d’entendre et de parler avec des personnes, pour le moral mais aussi pour mieux travailler.

  • Dire bonjour et Au revoir sur un Channel « général » de l’équipe, si votre équipe est dotée d’un outil de collaboration en messagerie instantanée. Saluer vos collègues le matin ou le soir peut paraître négligeable, et pourtant cela reste très important pour connaître l’état d’esprit de la personne et de l’équipe dans son entièreté. Même si beaucoup de cette communication est non verbale… Un petit bonjour sur un chat est mieux que rien.
  • Daily scrum (CF partie 1), points Hebdo, points informels… Vos points d’échanges sont à garder ! Les outils existants permettent désormais de pallier la distance qui sépare les membres d’une équipe. A vous de choisir le bon outil, et de penser à former vos équipes. Le Push-to-talk, ou le fait d’appuyer sur une touche de votre clavier lorsque vous souhaitez parler, est désormais une bonne pratique qu’il faut garder lors des réunions de plus de deux personnes. Cela permet de diminuer grandement le bruit environnant des participants !
  • Du matériel de bonne facture est mieux pour travailler, du bureau ou de la maison. En télétravail, vos micro et casque, caméra, ordinateur… Et outils logiciels de communication sont à bien choisir. Ou l’ami Larsen s’invitera à votre prochaine réunion.
  • Une fois vos logiciels choisis, et votre bureau installé, veillez à bien identifier quels outils de communication servent à quels types de conversation. Logiciel de communication synchrone / asynchrone, conversation One-to-one ou d’équipe, sauvegarde des messages et recherche d’informations dans les discussions… A vous de bien choisir !
  • Photos, vidéos… Voir les visages de ses collaborateurs est important. Privilégier la visio-conférence au simple appel (et si c’est obligatoirement sans visuel, n’oubliez pas que le sourire s’entend de même que votre posture, alors souriez et tenez-vous droit !).

Changer les choses qui en ont besoin

Dans une période de transition comme celle-ci, le moment peut être opportun pour faire un point sur la communication interne de l’entreprise. Améliorer les pratiques défaillantes, supprimer celles qui n’apportent plus de valeur et instaurer de nouvelles si besoin.

  • Il faut être flexible envers des nouvelles pratiques. Tout changement peut être valable tant que celui-ci prend en compte les obligations de votre entreprise et ceux de vos coéquipiers.
  • Le respect des anciennes pratiques est aussi important. Si vous devez avoir un changement de pratique dans votre équipe/entreprise, veillez à mener votre gestion du changement comme il se doit et d’y aller étape par étape tout en informant au maximum les personnes concernées.
  • En ces temps où chacun conjugue son cadre de travail avec son espace et son temps personnel, un peu d’empathie est de mise. Soyez transparent(e) vis-à-vis de vos contraintes (garde d’enfant, actions personnelles à mener…) afin que chacun puisse comprendre, et se mettre à votre place !
  • Planifier n’a jamais été si important. Les to-do listes sont vos meilleures amies afin d’avoir le sentiment d’avancer tout en restant au même endroit, surtout pour ceux qui avaient l’habitude de pas mal se déplacer.
  • Vos interlocuteurs n’ont peut-être pas votre aisance avec les outils numériques, ou juste pas l’habitude d’utiliser les vôtres. Alors envoyez votre invitation de réunion bien à l’avance, et si possible assortie d’un petit tuto écrit expliquant comment télécharger/utiliser l’outil en question. Idem, on n’essaie pas de se connecter à une visio-conférence 2 minutes avant son heure de début ! Prenez 20 minutes en amont pour télécharger si besoin l’outil, le tester, vérifier votre son et image…

Veiller à votre bonne santé

Le télétravail rimant aujourd’hui avec confinement, il est important de penser à avoir un corps sain dans un esprit sain. C’est pourquoi le quatrième et dernier côté de votre cadre de travail est votre santé. Il faut que vous soyez à l’aise !

  • Se bouger pendant les pauses. Levez, bougez, étirez-vous ! Le télétravail induit aussi une augmentation de votre temps devant les écrans. Ces pauses vous seront d’autant plus bénéfiques si vous ne restez pas fixer des pixels…
  • Aérer votre pièce de travail, et mettez des plantes dans vos espaces de vie et de travail.
  • Fournissez-vous du matériel ergonomique afin d’éviter les maux de dos, de nuque et de poignet.

Les rituels 

Beaucoup de personnes / équipes ont des rituels, cela leur permet, par l’habitude et la répétition, de se mettre dans un état d’esprit et une forme spécifique. De la même façon que les rugbymans de la Nouvelle-Zélande font leur Haka d’avant match afin d’être victorieux, trouvez un ou des rituels vous permettant d’être rapidement opérationnel(le), au bureau comme à la maison !

Les rituels sont importants car ils vont vous aider à garder votre cadre solide… Nous vous conseillons donc de ritualiser les bonnes pratiques les plus importantes à vos yeux. Il faut aussi garder à l’esprit que votre rituel aura plus de chance de perdurer dans le temps si vous êtes plusieurs à l’avoir ensemble… Donc faites votre pause en café-visio quand c’est possible !

Articles associés

Ajoutez un commentaire

Share This