Les outils collaboratifs, des alliés de taille

La transformation des méthodes de management et l’engouement pour le travail en équipe de manière collaborative ne cessent de grandir ces dernières années. Et c’est tant mieux ! On ne le répétera jamais assez, la collaboration est un pilier sur lequel s’appuyer et qu’il ne faut pas négliger.

Cependant, avec les évolutions web et technologiques que nous rencontrons chaque jour, il n’est pas toujours facile de se retrouver dans cette multitude d’outils disponibles.

Aujourd’hui, nous vous proposons de faire un focus sur 5 outils collaboratifs que nous utilisons au quotidien.

Klaxoon : « Cultivons l’esprit d’équipe et l’intelligence collective »

La reconnaissance par deux innovations awards au CES de Las Vegas, n’est qu’un argument supplémentaire pour prouver le potentiel de Klaxoon.

Bien pensé et ergonomique, cet outil prône l’esprit d’équipe et l’intelligence collective. Il a de quoi séduire un large panel d’entreprises allant des PME aux grands groupes grâce à ses nombreuses fonctionnalités pour animer des réunions d’équipe, des ateliers collaboratifs, que ce soit de manière synchrone ou asynchrone. Brainstorming, vote, sondage, création d’aventures… tout le monde peut y trouver son bonheur pour créer une réunion dynamique. Fini les réunions où tout le monde consulte ses derniers mails !

Après deux ans d’utilisation, nous sommes des fervents défenseurs et utilisateurs. Nous l’avons de nombreuses fois utilisé durant des réunions intra-entreprises, avec nos clients, pour des formations ou des ateliers où nous avons pu constater un réel engouement et une forte implication.


Retours de Klaxoon
Aventure Klaxoon – Ludification

Slack : « Au cœur du travail »

L’une des messageries instantanées les plus connues et les plus utilisées dans le monde professionnel. Slack permet aux équipes d’échanger rapidement pour optimiser la productivité. Simple et efficace, il donne la possibilité de créer des channels privés ou publics, d’échanger sur des thématiques, discuter avec une seule personne, accrocher des messages pertinents, partager des fichiers … L’outil est complet et la prise en main est intuitive. Des fonctionnalités plus développées permettent de créer des réponses automatiques en fonction du contenu, de créer des rappels ou encore d’intégrer des outils tels que Dropbox, Trello ou Twitter.

Une certaine gestion personnelle de Slack est tout de même nécessaire pour ne pas se laisser déconcentrer par les messages. Heureusement, il y a la possibilité de se mettre « hors notification » pendant une durée définie, de trier / supprimer les channels prioritaires de ceux qui le sont moins…

D’autant qu’avec la récente mise à jour, de nombreux nouveaux channels se sont rajoutés à la liste existante.

De l’équipe projet à l’ensemble d’une société, Slack reste un outil très efficace pour faciliter la communication, favoriser la collaboration et limiter (voir supprimer) l’échange de mails.

Trello : « Travaillez plus intelligemment avec Trello »

Des tableaux, des listes et des cartes pour structurer ses projets et communiquer de manière visuelle. Trello est un très bon outil organisationnel qui permet de structurer les tâches par colonne. On peut donc suivre des méthodologies de projets comme le kanban ou créer des colonnes en fonction de ses propres besoins. L’outil permet ensuite de rajouter des thématiques, des dates limites, des checklists, des membres… Très simple d’utilisation, de simples glisser-déposer permettent de faire avancer les tâches.
Le point fort de Trello est de pouvoir ajouter des membres au tableau et donc de pouvoir avancer sur ses tâches tout en tenant informé ses collègues. D’un simple coup d’œil, vous connaitrez l’avancement des projets et qui travaille sur quoi.

Point d’attention que nos équipes remontent : attention à bien limiter le nombre d’étiquette dans vos colonnes afin de ne pas crouler sous la tâche et perdre la visibilité sur actions tant aimée !

Que ce soit pour gérer un projet en équipe, en solo ou pour un projet personnel, Trello est un très bon outil organisationnel. De quoi digitaliser vos réunions et faire souffler un vent de nouveauté dans vos bureaux !

Tableau Trello
Création de carte Trello

Whereby : « des réunions vidéo flexibles »

Un outil d’une parfaite simplicité pour réaliser des vidéo-conférences en ligne. L’essayer c’est l’adopter, et c’est ce qu’on a fait chez Atlas Management. Très pratique, un simple lien web à partager pour commencer la vidéo, aucune inscription, aucune installation ou mise en place n’est nécessaire, ce qui simplifie énormément le lancement d’une réunion à distance.

Très pratique, on peut créer des salles de réunions virtuelles, qui peuvent correspondre à des projets. Il suffit alors de partager le lien et le tour est joué. Difficile de faire plus simple.

Des petites fonctionnalités supplémentaires pour améliorer l’expérience utilisateur : Whereby permet de bloquer l’accès à une conférence afin d’empêcher que d’autres personnes puissent y accéder et les participants peuvent partager leur écran.

Pour finir, l’outil permet jusqu’à 4 connexions sur un seul lien, ce qui rend l’organisation de réunion à distance simple et efficace.

Une interface simple – Whereby

Loomio : « prenez des décisions, sans réunions »

Loomio est un outil qui permet de prendre des décisions en équipe et surtout d’en garder une trace. Tout se fait sur une plateforme en ligne où chaque participant vote et donne son avis.

L’objectif principal de l’outil est de gagner en efficacité et en temps. Les thèmes peuvent être classés pour être identifiés plus simplement. Plus qu’un simple pour ou contre, les votants ont quatre choix : d’accord, pas d’accord, s’abstenir ou contre l’idée proposée ; et il est aussi très important que le votant motive sa décision afin de lui donner du poids. Le résultat apparaît ensuite instantanément et visuellement sur le fil d’actualité avec les commentaires laissés par chacun.

Loomio

Ceci n’est qu’un échantillon des outils existants car il en existe une multitude qui vous aideront à faciliter la communication et la collaboration d’une équipe.

Le mieux reste bien-sûr de tester des outils par vous-même !

Le site web https://outilscollaboratifs.com/ liste et présente de nombreux outils collaboratifs grâce à une newsletter bi-mensuelle. Une bonne dose d’information pour trouver l’outil parfait.

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