La transformation des méthodes de management et l’engouement pour le travail en équipe de manière collaborative ne cessent de grandir ces dernières années. Et c’est tant mieux ! On ne le répétera jamais assez, la collaboration est un pilier sur lequel s’appuyer et qu’il ne faut pas négliger.

Cependant, avec les évolutions web et technologiques que nous rencontrons chaque jour, il n’est pas toujours facile de se retrouver dans cette multitude d’outils disponibles.

Aujourd’hui, nous vous proposons de faire un focus sur 6 outils collaboratifs que nous utilisons au quotidien.

N°1 – Miro : « L’espace de collaboration idéal pour les équipes à distance. »

Miro est une solution de tableau blanc collaboratif en ligne qui permet aux équipes de travailler ensemble sur des projets et de communiquer visuellement physiquement ou à distance.

Miro est un outil de brainstorming créatif et de planification de projets. Il s’agit d’une solution flexible qui propose plus de 300 modèles prêts à l’emploi pour aider votre équipe à démarrer rapidement. On retrouve parmi ces modèles le tableau blanc classique, feuille de route agile, en passant par la carte mentale, le tableau Kanban, le développement de produits, la planification d’événements et bien d’autres encore.

Pour faciliter l’échange, les mouvements de souris de chaque collaborateur apparaissent sur le tableau lorsqu’un élément est modifié ou ajouté. Il est également possible de partager l’écran ou de passer des appels audio ou vidéo.

L’ensemble de ces fonctionnalités font de Miro un outil idéal pour collaborer tout en maximisant la productivité. Microsoft Teams a peut-être établi la norme en la matière, mais Miro est selon nous l’outil qui permet d’y parvenir pour vos ateliers avec post-it. Des fonctionnalités telles que le chat, les commentaires, les post-it, les tableaux, et même les intégrations telles que Google, Dropbox et Slack, facilitent la collaboration – la clé pour rendre le travail à distance productif et amusant.

N°2 – Klaxoon : « Cultivons l’esprit d’équipe et l’intelligence collective »

La reconnaissance par deux innovations awards au CES de Las Vegas, n’est qu’un argument supplémentaire pour prouver le potentiel de Klaxoon.

Bien pensé et ergonomique, cet outil prône l’esprit d’équipe et l’intelligence collective. Il a de quoi séduire un large panel d’entreprises allant des PME aux grands groupes grâce à ses nombreuses fonctionnalités pour animer des réunions d’équipe, des ateliers collaboratifs, que ce soit de manière synchrone ou asynchrone. Brainstorming, vote, sondage, création d’aventures… tout le monde peut y trouver son bonheur pour créer une réunion dynamique. Fini les réunions où tout le monde consulte ses derniers mails !

Nous l’avons de nombreuses fois utilisé durant des réunions intra-entreprises, avec nos clients, pour des formations ou des ateliers où nous avons pu constater un réel engouement et une forte implication.

N°3 – Slack : « Au cœur du travail »

L’une des messageries instantanées les plus connues et les plus utilisées dans le monde professionnel. Slack permet aux équipes d’échanger rapidement pour optimiser la productivité. Simple et efficace, il donne la possibilité de créer des channels privés ou publics, d’échanger sur des thématiques, discuter avec une seule personne, accrocher des messages pertinents, partager des fichiers … L’outil est complet et la prise en main est intuitive. Des fonctionnalités plus développées permettent de créer des réponses automatiques en fonction du contenu, de créer des rappels ou encore d’intégrer des outils tels que Dropbox, Trello ou Twitter.

Une certaine gestion personnelle de Slack est tout de même nécessaire pour ne pas se laisser déconcentrer par les messages. Heureusement, il y a la possibilité de se mettre « hors notification » pendant une durée définie, de trier / supprimer les channels prioritaires de ceux qui le sont moins…

De l’équipe projet à l’ensemble d’une société, Slack reste un outil très efficace pour faciliter la communication, favoriser la collaboration et limiter (voir supprimer) l’échange de mails.

N°4 – Trello : « Travaillez plus intelligemment avec Trello »

Des tableaux, des listes et des cartes pour structurer ses projets et communiquer de manière visuelle. Trello est un très bon outil organisationnel qui permet de structurer les tâches par colonne. On peut donc suivre des méthodologies de projets comme le kanban ou créer des colonnes en fonction de ses propres besoins. L’outil permet ensuite de rajouter des thématiques, des dates limites, des checklists, des membres… Très simple d’utilisation, de simples glisser-déposer permettent de faire avancer les tâches.

Le point fort de Trello est de pouvoir ajouter des membres au tableau et donc de pouvoir avancer sur ses tâches tout en tenant informé ses collègues. D’un simple coup d’œil, vous connaîtrez l’avancement des projets et qui travaille sur quoi.

Point d’attention que nos équipes remontent : attention à bien limiter le nombre d’étiquettes dans vos colonnes afin de ne pas crouler sous la tâche et perdre la visibilité sur actions tant aimée !

Que ce soit pour gérer un projet en équipe, en solo ou pour un projet personnel, Trello est un très bon outil organisationnel. De quoi digitaliser vos réunions et faire souffler un vent de nouveauté dans vos bureaux ! 

N°5 – Zoom : « Une vision bien pensée des réunions mobiles »

Collaborer de manière efficace et productive et ce, même à distance, c’est possible avec Zoom.

Le logiciel de vidéoconférence Zoom, très facile à utiliser, permet aux utilisateurs de programmer des réunions à partir de leur calendrier en ligne, avec un lien d’invitation instantané qui permet aux participants de se joindre en un clic.

Dès le premier appel, vous profiterez de la vidéo et de l’audio haute définition, du partage d’écran et des fonctions de chat pour une collaboration en temps réel, ainsi que des paramètres de sécurité approfondis pour que vos réunions restent sûres et sécurisées.

Encore mieux, Zoom s’intègre aux principales applications professionnelles telles que Slack, Salesforce, Google et bien d’autres encore.

 N°6 – Whereby : « des réunions vidéo flexibles »

Un outil d’une parfaite simplicité pour réaliser des vidéoconférences en ligne. L’essayer c’est l’adopter, et c’est ce qu’on a fait chez Atlas Management. Très pratique, un simple lien web à partager pour commencer la vidéo, aucune inscription, aucune installation ou mise en place n’est nécessaire, ce qui simplifie énormément le lancement d’une réunion à distance.

Très pratique, on peut créer des salles de réunions virtuelles, qui peuvent correspondre à des projets. Il suffit alors de partager le lien et le tour est joué. Difficile de faire plus simple.

En ce qui concerne la sécurité, les flux vidéo et audio ne sont accessibles sur les terminaux que par les participants et organisateurs à l’intérieur d’une salle.

Des petites fonctionnalités supplémentaires pour améliorer l’expérience utilisateur : Whereby permet de bloquer l’accès à une conférence afin d’empêcher que d’autres personnes puissent y accéder et les participants peuvent partager leur écran.

Pour finir, l’outil permet avec la version gratuite jusqu’à 4 connexions sur un seul lien, ce qui rend l’organisation de réunion à distance simple et efficace.

Ceci n’est qu’un échantillon des outils existants car il en existe une multitude qui vous aideront à faciliter la communication et la collaboration d’une équipe.

 La décision la plus importante à prendre est de choisir celui qui sera le plus bénéfique pour vous et votre entreprise. Notre meilleur conseil serait « Trouvez un outil avec lequel vous vous sentez à l’aise, et utilisez-le bien. ».

 Le site web https://outilscollaboratifs.com/ liste et présente de nombreux outils collaboratifs grâce à une newsletter bi-mensuelle. Une bonne dose d’information pour trouver l’outil parfait.